Un estudio publicado por RICOH ha demostrado que el 81% de los profesionales de la sanidad opina que sus organizaciones están invirtiendo en nuevas tecnologías para ser más productivos y permitir el trabajo a distancia. Sin embargo, tan solo dos quintas partes (el 41%) opinan que han conseguido superar el reto de compartir información interna de forma eficiente, y casi dos terceras partes (el 62%) dice que el intercambio de información ha empeorado o no mejora desde 2009. Los datos ponen en evidencia los retos de la puesta en común de la información para el sector sanitario, en un momento en el que este sector está inmerso en un proceso para cumplir con los objetivos fijados por la Comisión Europea para mejorar la eficiencia de los sistemas de salud en toda Europa.
Estos hallazgos son parte del estudio independiente ‘Una nueva perspectiva: Índice de Gobierno Documental de RICOH 2012’, llevado a cabo por Coleman Parkes Research y encargado por RICOH Europe. El estudio aporta nuevas perspectivas sobre cómo los procesos documentales de alta prioridad para las compañías son gestionados en los sectores sanitario, educativo, legal, utilitario/energético, público, retail, industrial y de servicios financieros. En sanidad, dichos procesos incluyen de todo, desde operaciones financieras, recursos humanos o contratación, hasta historiales médicos e información farmacéutica.
El Paquete de Inversión Social para el Crecimiento y la Cohesión de la Comisión Europea, lanzado el 20 de febrero de 2013, señala explícitamente que es necesario garantizar “la eficiencia de costes a través de una innovación juiciosa y del desarrollo de herramientas que permitan una mejor evaluación del rendimiento de los sistemas sanitarios”. Sin embargo, para muchas instituciones sanitarias esto puede convertirse en un auténtico reto. El 95% de los encuestados afirma que la creciente cantidad de información procedente de múltiples fuentes que tienen que gestionar está teniendo un impacto en su forma de trabajar. Además, más de la mitad de los profesionales de la sanidad (el 51%) dice que las herramientas de colaboración introducidas han aumentado la complejidad y la dificultad de la gestión de documentos críticos.
Los procesos eficientes de puesta en común de la información, con el apoyo de una inversión en tecnología, pueden aportar importantes ganancias para las organizaciones si se introducen en paralelo a un proceso que permita la integración con los sistemas ya existentes. Carsten Bruhn, Vicepresidente Ejecutivo de RICOH Europe, afirma: “Ahora que la Comisión Europea está fijando objetivos para la eficiencia de costes de los sistemas sanitarios, es crucial que los líderes de la industria adopten una estrategia planificada e integrada para sus inversiones en tecnología y herramientas de compartición de la información. Solo así se conseguirá cumplir con los objetivos”.
La necesidad de innovación en los procesos es todavía más evidente dado que el 78% de los participantes en el estudio afirma que sus organizaciones invierten en nuevas tecnologías antes de evaluar la funcionalidad de las herramientas de las que ya disponen. Además, una vez dichas inversiones han sido llevadas a cabo, el 32% de los empleados (directivos no incluidos) del sistema sanitario reconocen no recibir una formación lo suficientemente completa cuando una nueva tecnología es introducida. Finalmente, a pesar de las inversiones en nuevas tecnologías como tabletas y dispositivos personales, el 38% cree que su introducción ha complicado aún más la gestión de documentos críticos.
Cuando se optimiza la tecnología, los beneficios pueden tener un alcance más que significativo. Un ejemplo de ello es el grupo hospitalario catalán Consorci Sanitari Integral, que trabajó con RICOH para implementar un sistema de registro de salud electrónico reduciendo así su dependencia de los registros de papel. Esta organización ha mejorado su acceso a la y ha aumentado su seguridad, resultando en una mejora en el nivel de cuidado del paciente.
Bruhn añade: “Tanto la Comisión Europea como el sector sanitario europeo reconocen la importancia que reviste la tecnología a la hora de ayudar a mejorar los servicios a través de una mayor y mejor compartición de la información. El principal reto es que los líderes de la industria auditen correctamente sus procesos documentales y los optimicen para atender mejor las necesidades críticas para el negocio. Estas iniciativas pueden aportar beneficios significativos y apoyar a los profesionales de la salud para que logren su objetivo final: mejorar la calidad de la atención sanitaria para los ciudadanos de toda Europa”.
Acerca del Índice de Gobierno Documental de RICOH 2012
Una nueva perspectiva: Índice de Gobierno Documental de RICOH 2012 es un estudio de investigación independiente realizado por Coleman Parkes Research y encargado por RICOH Europe PLC. Ofrece una perspectiva novedosa sobre cómo se gestionan los procesos documentales críticos empresariales en Europa, y se basa en los Índices previos de RICOH, el Índice de Gobierno Documental de RICOH 2009 y el Índice de Eficiencia de los Procesos de RICOH 2011.
La investigación se centra en los procesos documentales críticos empresariales, es decir, las interacciones básicas que se producen de forma regular y repetida dentro de las organizaciones. Pueden implicar numerosos documentos, pero lo más importante es que tienen un impacto directo en las interacciones empresariales con sus clientes y empleados. Incluyen procesos documentales dentro de RR. HH., la gestión y los informes financieros, las compras, las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar.
La investigación consistió en 1075 entrevistas con ejecutivos de nivel C, consejeros y otros empleados de organizaciones grandes (+1000 empleados), medianas (500-999 empleados) y pequeñas (menos de 500 empleados) situadas en Bélgica, Francia, Alemania, Italia, los Países Bajos, los Países Nórdicos (Suecia, Finlandia, Noruega y Dinamarca), España, Suiza, el Reino Unido e Irlanda.
Las organizaciones pertenecían a los sectores de la educación, legal, servicios básicos y energía, sanidad, sector público, minorista, productivo y servicios financieros. También se llevaron a cabo entrevistas cualitativas con ejecutivos europeos de nivel C para obtener una visión más profunda sobre la forma en que las organizaciones gestionan sus procesos documentales críticos.
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